كيفية تنظيم الوقت ( مهارات وطرق تنظيم الوقت بشكل فعال )

كيفية تنظيم الوقت

هناك دائما مهام أكثر من الوقت المتاح، سواء كانت شخصية أو مهنية أو ترفيهية أو علمية أو تنموية أو حتى هوايات. من الممكن أن تنتهي حياة الإنسان وهو لم يحقق كل ما خطط له، ويترك الآخرين يستمرون. طريقك هنا يأتي دور إدارة الوقت أو كيفية تنظيم الوقت، ويقصد به عملية التخطيط وممارسة الرقابة الواعية على الوقت الذي يقضيه الفرد في أداء العديد من المهام، بهدف زيادة فعاليته وكفاءته وإنتاجيته.

فوائد إدارة الوقت ( هل إدارة الوقت مهمة؟ )

إدارة الوقت لا تقتصر على إكمال المهام فحسب، بل تتعلق أيضًا بترتيبها حسب الأولوية وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية أولاً. لذلك فإن إدارة الوقت أمر في غاية الأهمية، حيث يجد الإنسان أمامه عدداً هائلاً من الأشياء. عدد المهام في أغلب الأحيان. النقطة هنا هي تقسيمها ووضعها في جدول زمني، وليس… المشي العشوائي.

على سبيل المثال، إذا كانت إحدى مهامك هي العثور على وظيفة، فأنت بحاجة إلى الوقت لتحديث سيرتك الذاتية، والبحث عن عروض العمل والشركات، والاستعداد للمقابلات الشخصية، ويجب عليك تخصيص وقت لكل مهمة من هذه المهام وفقًا لذلك. على سبيل المثال، إذا كنت تجد القليل من وقت الفراغ بين مهمتين مجمعتين، فيمكنك إكمال مهمة قصيرة، مثل تحديث سيرتك الذاتية.

ما هي خطوات إدارة الوقت ؟

لإدارة الوقت مهارات يجب أن تتحلى بها، ومنها على سبيل المثال:

1. التنظيم ( كيفية تنظيم الوقت )

يتيح لك التنظيم أن تكون على دراية تامة بالمهام التي يجب عليك إكمالها ووقتها، التنظيم هنا يعني وجود دفتر مقسم حسب المواضيع، أو تقويم بمواعيدك، أو تنظيم الأوراق بحيث يسهل الوصول إليها، وغيرها من الأشياء التي تجدها. المناسبة لأسلوب حياتك أو طبيعة مهامك.

2. الأولوية ( كيفية تنظيم وقتك )

تقييم المسؤوليات والمهام وترتيبها في أولويات مهارة ضرورية لنجاح إدارة الوقت، مثلًا يمكنك إنهاء المهام السريعة القصيرة أولًا ثم الانتقال إلى المهام الأطول، أو إنهاء المهام البسيطة ثم الأعقد، أو العاجلة قبل الآجلة، أو كما يتراءى لك، فلا قواعد صارمة هنا، فالأمر يتسم بالمرونة.

3. تحديد الهدف ( تنظيم الوقت )

أولى خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده ثم معرفة الطريق إليه، ولن تستطيع تحقيق أي شيء بالنظر إلى قمة الهرم، وعليك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهمات أصغر ذات مدى زمني محدد لتبنيها معًا كقطع الليجو حتى يكتمل الهدف من المهمة التي تحتاج إلى إنجازها.

4. التخطيط ( تنظيم وقت )

يعد التخطيط جزءًا أساسيًا من مهارات إدارة الوقت، إذ من الضروري رسم مخطط لمسار اليوم ومواعيد الاجتماعات والتسوق وإصلاح السيارات ومتابعة مدرسة الأبناء وغيرها من المهام التي لم تنتهي ولن تنتهي أبدًا .

ما هي وسائل إدارة الوقت؟

1. الخرائط الذهنية

يفضل كثيرون استخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتفريعها بدلًا من التخبط والعشوائية لينعموا براحة البال، فالأمر أشبه "بقص" المعلومات المتشابكة في ذهنك و"لصقها" في خريطة ذهنية ليتفرغ عقلك إلى إنجاز مهامك واحدة تلو الأخرى. توجد عدة برامج ومواقع لتصميم الخرائط الذهنية، لكن يمكنك ببساطة استخدام برنامج MS PowerPoint الشهير لذلك.

2. المفكرات

يمكنك كتابة ما تريد في دفتر ملاحظاتك، مثل الأسئلة العشوائية التي تتبادر إلى ذهنك طوال الوقت، أو قائمة التسوق، أو قطع غيار السيارات، أو مهارات العمل. لا تحتاج إلى قلم رصاص أو ورقة وشطب الكلمات من وقت لآخر. يمكنك استخدام العشرات من التطبيقات على هاتفك المحمول. نشرح لك تطبيق Google Keep لبساطته وفعاليته. يمكنك أيضًا ربطه بحسابك ويقوم بتحديث دفتر الملاحظات الخاص بك تلقائيًا، لذلك إذا فقدت البيانات الموجودة على هاتفك، يمكنك استعادتها بسهولة.

3. التقويم

إذا كنت تحضر الكثير من الاجتماعات سواء في القاعات أو عبر الإنترنت، وإذا كنت تعرف الكثير من الأشخاص، فلا شك أنه من الممكن أن تصاب بالارتباك وتنسى بعض الاجتماعات، مما قد يضر بسمعتك أو يسبب ضررًا كبيرًا. بالنسبة لك، وهنا تأتي أهمية التقويم الذي ينظم لك مواعيدك ويرسل لك تنبيهًا. عند اقترابه أو وصوله، نوصي بتقويم Google لسهولة مزامنة حسابك تلقائيًا وقدرته على ذلك.

كيف أنشئ جدولا لإدارة الوقت؟ ( صور عن تنظيم الوقت )

هناك عدة طرق لإنشاء جدول لإدارة الوقت، أشهرها المصفوفة لستيفن كوفي مؤلف كتاب "العادات السبع للأشخاص الناجحين للغاية".

يقوم كوفي بتنظيم المهام حسب أهميتها ودرجة إلحاحها، على سبيل المثال في الجدول التالي:

• صيانة السيارة أمر هام وعاجل
• زيارة مدرسة البنات مهمة ولكنها ليست ملحة.
• الشراء ليس مهما ولكنه عاجل
• سقي المزرعة ليس مهما أو عاجلا

لكن ضع في اعتبارك أن ترتيب المهام يتغير من وقت لآخر وليس ثابتًا، وهذا من يحدده أنت. على سبيل المثال، يمكن أن يصبح سقي النبات مهمًا وعاجلًا إذا كان الهواء جافًا أو عندما لم يتم سقيه لفترة طويلة.

نحن نعلم أن لديك العديد من المخاوف ونحن مهتمون بأن تكون قادرًا على إدارة وقتك الإداري على النحو الأمثل، هل قمت بتطبيق بعض هذه الأساليب بنفسك؟ أم ستبدأ بتطبيق ما قرأته؟ شاركونا بآرائكم وتجاربكم، ولا تنسوا الاشتراك ليصلكم أحدث المواضيع.